Äskettäin eräs projektipäällikkö totesi minulle, kuinka riskienhallintasuunnitelma ohjaa hänen projektiaan enemmän kuin itse projektisuunnitelma. Hämmästyin, sillä itse olin aina ajatellut, että projektisuunnitelma on SE oleellinen dokumentti, jota kaikkien tulisi ensisijaisesti seurata.
Hetken pähkäiltyäni ymmärsin kuitenkin kollegani ajattelua.
Projektityö on jatkuvassa murroksessa. Aikaisemmin ajateltiin, että suunnitellaan nyt kaikki täysin valmiiksi ja lähdetään sitten toteuttamaan hyvin määriteltyä sisältöä. Mottona oli: ”hyvin suunniteltu on jo puoliksi tehty”.
Teknologisen muutostahdin nopeutuessa, eilisen todellisuus on tänään helposti jo vanhentunutta. Innovaatioiden lisääntyessä meidän pitää omaksua uusia asioita ja toimia uusilla tavoilla. Kokeilut korostuvat, ja tarve kuunnella ja olla vuorovaikutuksessa asiakkaiden kanssa on yhä tärkeämpää. Tässä ympäristössä myös sidosryhmien odotukset projektimme lopputulosta kohtaan muuttuvat herkemmin. Ympäristössä, jossa moni asia muuttuu, pitää kyetä ylläpitämään luottamusta mahdollisimman moneen suuntaan.
Projektien riskienhallinnan keskeisimpiä hyötyjä onkin luottamuksen säilyttäminen. Kun pystymme todentamaan, että riskienhallinta on projektimme keskeinen toimintatapa, niin rakennamme sidosryhmissämme turvallisuuden tunnetta. Teemme parhaamme ja toimimme määrätietoisesti, jotta löytäisimme riskit ennen kuin niistä syntyy ongelmia. Riskihallinnan prosesseihin kuuluvat tunnistaminen, arviointi, ehkäisevien menetelmien valinta/toimeenpano ja seuranta.
Laadukkaan riskihallinnan kulmakivinä ovat:
- Kattavan riskienhallintatiimin kokoaminen. Osallista koko projektitiimi riskihallintaan. Varmista, että keskeisten osatulosten vastuuhenkilöt ovat sitoutuneita. Viestitä yhteisistä toimintatavoista.
- Ylläpidä riskienhallintaa säännöllisesti läpi koko projektin. Älä tyydy siihen, että riskit tunnistetaan alussa ja niille määritellään ehkäiseviä toimenpiteitä. Tämä ei riitä. Riskit elävät ja muuttuvat projektin etenemisen myötä.
- Kuuntele sidosryhmiä ja seuraa ympäristössä tapahtuvia muutoksia. Luo riittävän kattava verkosto toimijoita, jotta sinulle ja tiimille kantautuu tieto kaikista piilevistä riskeistä. Nyt tai ei koskaan tarvitaan ”ikuisia pessimistejä”, joilla on kyvyt ajatella ”boksin” ulkopuolella.
Tsemppiä riskihallintaan!