Missä viipyy Whistleblowing-laki?
Mihin valmistelutoimenpiteisiin voimme jo nyt ryhtyä?
Löytyykö jostain selkeä malli?
Missä viipyy Whistleblowin-laki?
Eettisten rikkeiden ja taloudellisten väärinkäytösten aikaiseen tunnistamiseen tähtäävä ns. Whistleblowing-kanava on tulossa pakolliseksi myös Suomessa. Ilmoittajan suojaa korostava laki on jo astunut aikataulunmukaisesti (17.12.21) voimaan joissakin EU-maissa. Suomessa lakiehdotusta kaavaillaan eduskunnan käsittelyyn viikolla 13 (28.3 – 3.4.22).
Mihin valmistelutoimenpiteisiin voimme jo nyt ryhtyä?
Whistleblowing-kanavan perustaminen ja käyttöönotto luo kaikille organisaatioille loistavan mahdollisuuden korostaa ja vahvistaa omaa eettistä ja kestävää toimintakulttuuria. Käytännön toteutukseen liittyy kuitenkin paljon kysymyksiä.
Itse olen kehittänyt ns. ”7-stepin mallin”. Malli antaa selkeän reitin ilmoituskanavan käyttöönottoon. Mallia on jo valmennettu ja hyödynnetty monessa organisaatiossa.
Aloittamalla WB–valmistelut ajoissa, varmistat laadukkaat ja toimivat menettelytavat. Vaikka laki ei olekaan vielä voimassa, niin voit jo nyt huoletta aloittaa lain sisällöstä riippumattomia toimenpiteitä.
Whistleblowing 7-step -malli
Step 1: Toteuta työ projektina ja hyödynnä projektihallinnan hyviä käytänteitä.
Selvitä organisaatiosi linjaukset, arvot ja säännöt. Mitä sidosryhmiä tulisi ottaa huomioon ja minkälaisia odotuksia heillä on WBtä kohtaan. Näin varmistat WBn hyväksynnän organisaatiosi eri tasoilla, hyödynnät jo tehtyä työtä ja säästät aikaa. Kun työ toteutetaan sisäisenä projektina, niin saat johdon tuen ja toteutukseen tarvittavan resurssoinnin.
Step 2: Whistleblowing–toiminnon tavoitteiden määrittely
Eettisten rikkeiden ja taloudellisten väärinkäytösten ehkäisy on organisaation olemassaolon edellytys. Organisaatiokulttuuri perustuu yhteisesesti hyväksyttävään toimintatapaan ja sitä tukevat ns. ”eettiset ohjeet”. WBllä rakennat avoimuutta, luottamusta ja vahvempaa organisaatiota.
Step 3: Whistleblowing–ilmoitusten käsittelytiimin jäsenet, roolit ja vastuut määritellään
WBn tavoitteet linkittyvät hyvin moneen organisaation osaan. Toimintoa hallinnoidaan lakiasiain, sisäisen tarkastuksen, compliance, riskihallinnan, henkilöstöhallinnan ja viestinnän toiminnoissa. Pienemmissä organisaatioissa asia hoidetaan osana taloushallinnon tukipalveluita. Kannattaa tarkkaan miettiä, kenen vastuulla WB on. Toimivalla, tehokkaalla ja saavutettavalla WBllä varmistetaan siitä saatava hyöty.
Step 4: Whistleblowing–prosessin (raportoija ja vastaanottaja) ja periaatteiden kehittäminen
EU-direktiivissä korostetaan kanavatiedottamisen selkeyttä ja ymmärrettävyyttä. Itse kanavan tulisi olla turvallinen, luotettava ja koko henkilöstön käytettävissä. Kanavaa perustettaessa sille tulee määritellä ja kuvata selkeä prosessi ja toimintaa koskevat periaatteet.
Step 5: Whistleblowing–ratkaisun valinta ja hankinta
Markkinoilla löytyy monia, eri toiminnallisuuksilla ja palvelutasoilla varusteltuja kanavaratkaisuja. Myös ratkaisujen hinnat vaihtelevat suuresti. Kun hankit ratkaisun, kannattaa korostaa helppokäyttöisyyttä, räätälöitävyyttä ja turvallisuutta.
Step 6: Whistleblowing–ratkaisun käyttöönotto ja hallinta
WBn tueksi voi laatia tiiviin ja selkeän ohjeen, jota jalkautetaan koulutuksella ja viestinnällä. Tunnistamalla sidosryhmien viestintätarpeet kohdennat viestinnän oikein. Käsittele saapuneet ilmoitukset luottamuksellisesti ja tehokkaasti.
Step 7: Whistleblowing–tutkinnan toteuttaminen
Mikäli raportoitu rike on vakava, ja siihen liittyvät tiedot ovat epäselviä, asia edellyttää huolellisen tutkinnan aloittamista. Käsittelytiimin pitää tunnistaa tutkintaprosessin vaiheet ja toimenpiteet.